Писать деловые письма время от времени приходится людям практически всех профессий и видов деятельности: от бухгалтеров и маркетологов до банкиров и владельцев бизнеса. Поэтому чем бы вы ни занимались, освоить навык деловой переписки точно будет нелишним. В этом материале разбираем четыре базовых правила, на которых строится деловое письмо, которое реально работает и помогает решать вопросы, а не является простой формальной отпиской.
Продуманная тема письма
Тема – это та часть письма, которую получатель видит первой. Собственно, от темы зависит, станет ли он вообще открывать письмо или благополучно закинет его в спам. Если в продающих письмах тема должна выводить читателя из «сонного» состояния, например, интригующим вопросом или забавным каламбуром, то в деловой переписке это неуместно. Здесь важно, чтобы поле «Тема» раскрывала суть письма и вместе с полем «Отправитель» давала четкий ответ на вопрос «Кто это пишет и по какому поводу?»
Понятная структура смысловых блоков
Чтобы получатель как можно быстрее вник в суть письма, стройте его следующим образом.
1) Представьтесь. Если вы лично знакомы с получателем, но давно не общались, напомните, где вы познакомились или в рамках каких проектов пересекались.
2) В следующем абзаце коротко, но емко изложите суть вопроса: проблему и варианты решения.
3) Далее раскройте эту суть чуть подробнее, но не затягивайте.
4) В заключительной части подведите итоги и сформулируйте действия, которые ожидаются от читателя.
5) Не забудьте поставить подпись с указанием вашей компании и занимаемой должности.
Тон официальный, но в меру
Безусловно, панибратство и неформальный стиль общения – это не о деловом письме. Все же в такой переписке, как правило, решаются важные бизнес-вопросы. Но и в обратную крайность уходить не стоит. Важно, чтобы получатель понимал, что ему пишет живой человек. Причем именно тот, чья подпись стоит под письмом, а не его секретарь или помощник. Поэтому в деловой переписке можно отходить от нейтрального тона в сторону чуть более эмоционально окрашенного. Но лишь там, где это действительно уместно, да и то очень дозированно.
Лаконичность
Не стоит забывать, что, в отличие от личной переписки, деловые письма читают преимущественно в рабочее время. А значит, не стоит занимать человека ненужными фактами и литературными оборотами. Излагайте информацию, коротко и по сути. Ну и не выходите за рамки единственного вопроса: одно письмо – одна тема. А главное, четко формулируйте цель письма – что именно должен сделать получатель после его прочтения.
На этом всё. Оставляйте свои мысли по сегодняшней теме в комментариях. А еще больше полезных статей ищите в нашем Telegram-канале.
Похожие материалы:
5 важных правил продающей email-рассылки
Повышаем Open Rate email-рассылки