Записки диджитальщикаОпубликовано Автор: Ахмад Дахлалла CEO Great Pro

Пишем деловое письмо, на которое точно захотят ответить

Писать деловые письма время от времени приходится людям практически всех профессий и видов деятельности: от бухгалтеров и маркетологов до банкиров и владельцев бизнеса. Поэтому чем бы вы ни занимались, освоить навык деловой переписки точно будет нелишним. В этом материале разбираем четыре базовых правила, на которых строится деловое письмо, которое реально работает и помогает решать вопросы, а не является простой формальной отпиской.

Продуманная тема письма

Тема – это та часть письма, которую получатель видит первой. Собственно, от темы зависит, станет ли он вообще открывать письмо или благополучно закинет его в спам. Если в продающих письмах тема должна выводить читателя из «сонного» состояния, например, интригующим вопросом или забавным каламбуром, то в деловой переписке это неуместно. Здесь важно, чтобы поле «Тема» раскрывала суть письма и вместе с полем «Отправитель» давала четкий ответ на вопрос «Кто это пишет и по какому поводу?»

Понятная структура смысловых блоков

Чтобы получатель как можно быстрее вник в суть письма, стройте его следующим образом.

1) Представьтесь. Если вы лично знакомы с получателем, но давно не общались, напомните, где вы познакомились или в рамках каких проектов пересекались.

2) В следующем абзаце коротко, но емко изложите суть вопроса: проблему и варианты решения.

3) Далее раскройте эту суть чуть подробнее, но не затягивайте.

4) В заключительной части подведите итоги и сформулируйте действия, которые ожидаются от читателя.

5) Не забудьте поставить подпись с указанием вашей компании и занимаемой должности.

Тон официальный, но в меру

Безусловно, панибратство и неформальный стиль общения – это не о деловом письме. Все же в такой переписке, как правило, решаются важные бизнес-вопросы. Но и в обратную крайность уходить не стоит. Важно, чтобы получатель понимал, что ему пишет живой человек. Причем именно тот, чья подпись стоит под письмом, а не его секретарь или помощник. Поэтому в деловой переписке можно отходить от нейтрального тона в сторону чуть более эмоционально окрашенного. Но лишь там, где это действительно уместно, да и то очень дозированно.

Лаконичность

Не стоит забывать, что, в отличие от личной переписки, деловые письма читают преимущественно в рабочее время. А значит, не стоит занимать человека ненужными фактами и литературными оборотами. Излагайте информацию, коротко и по сути. Ну и не выходите за рамки единственного вопроса: одно письмо – одна тема. А главное, четко формулируйте цель письма – что именно должен сделать получатель после его прочтения.

На этом всё. Оставляйте свои мысли по сегодняшней теме в комментариях. А еще больше полезных статей ищите в нашем Telegram-канале.

 

Похожие материалы:

5 важных правил продающей email-рассылки

Повышаем Open Rate email-рассылки

6 правил email-рассылок, которые реально работают

Напиши – и тебе ответят: повышаем КПД триггерной рассылки

Поделиться
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...